Mất thư viện tài liệu: phòng bằng một lệnh xuất mỗi quý

Nhiều người tin rằng thư viện tài liệu của mình an toàn vì nó đồng bộ lên đám mây. Đồng bộ không phải là sao lưu — xoá nhầm một thư mục thì nó đồng bộ luôn cái xoá đó lên mọi thiết bị.

Rủi ro thật

• Xoá nhầm hoặc gộp nhầm khi dọn dẹp.
• Lỗi khi nâng cấp phần mềm.
• Hết hạn giấy phép hoặc dịch vụ ngừng.
• Mất quyền truy cập tài khoản của cơ sở khi chuyển việc.
• Rủi ro cuối là rủi ro bị bỏ qua nhiều nhất.

Sao lưu đúng cách

• Xuất toàn bộ thư viện ra định dạng mở, mỗi quý.
• Lưu bản xuất đó ở nơi độc lập với dịch vụ đang dùng.
• Sao lưu cả thư mục tệp đính kèm.
• Ghi chú và thẻ có được xuất ra không — kiểm điều này.

Trước khi chuyển cơ sở

• Xuất thư viện ra trước khi mất tài khoản.
• Chuyển sang tài khoản cá nhân nếu đang dùng tài khoản cơ sở.
• Kiểm tệp đính kèm có đi theo không.
• Đây là việc phải làm trong tuần cuối, không phải sau khi đã đi.

Nếu đã mất

• Kiểm dịch vụ có bản khôi phục theo thời điểm không.
• Kiểm thùng rác của dịch vụ.
• Dựng lại từ danh mục tham khảo của các bài mình đã viết.
• Ghi chú và thẻ thì không dựng lại được.

Nguyên tắc chung

• Ba bản, hai loại phương tiện, một bản ở nơi khác.
• Thử khôi phục một lần để biết nó chạy.
• Bản sao chưa từng thử khôi phục là bản sao chưa chứng minh được gì.

Một điều đáng nhớ

Xuất thư viện ra trước khi mất quyền truy cập tài khoản của cơ sở cũ.

Đây là cách mất thư viện phổ biến nhất và hoàn toàn dự đoán được — nó xảy ra đúng vào lúc bạn đang bận chuyển việc và không nghĩ tới, rồi ba tháng sau mới phát hiện ra.

Câu hỏi thường gặp