Quản lý trích dẫn: chọn một phần mềm và dùng nó từ ngày đầu, đừng đổi giữa chừng

Mọi phần mềm quản lý trích dẫn đều làm được việc cơ bản. Khác biệt thật nằm ở chỗ khác: chuyển thư viện từ phần mềm này sang phần mềm khác luôn mất một phần dữ liệu — thường là ghi chú và tệp đính kèm, đúng phần khó tạo lại nhất.

Vì vậy quyết định quan trọng nhất là chọn một cái và ở lại.

Chọn theo tiêu chí gì

• Đồng nghiệp trong nhóm dùng gì — chia sẻ thư viện dễ hơn nhiều.
• Có xuất ra định dạng mở được không, phòng khi cần chuyển.
• Có hoạt động trên mọi thiết bị bạn dùng không.
• Có bản miễn phí đủ dùng không, hay cơ sở có mua giấy phép.

Thói quen từ ngày đầu

• Thêm tài liệu vào ngay khi đọc, không để dồn.
• Kiểm siêu dữ liệu tự động nhập có đúng không — nó thường sai.
• Ghi một dòng vì sao bài này quan trọng, ngay lúc đọc.
• Gắn thẻ theo chủ đề, không theo dự án.

Lỗi siêu dữ liệu

• Tên tác giả bị viết sai hoặc đảo thứ tự, rất phổ biến với tên tiếng Việt.
• Thiếu số trang, thiếu định danh bài.
• Tên tạp chí viết tắt không nhất quán.
• Sửa lúc nhập vào tốn mười giây; sửa ở khâu nộp bài tốn cả buổi.

Sao lưu

• Xuất toàn bộ thư viện ra định dạng mở, định kỳ.
• Đừng chỉ tin đồng bộ đám mây.
• Sao lưu cả thư mục tệp đính kèm.

Làm việc nhóm

• Dùng thư viện chung cho dự án chung.
• Thống nhất quy ước gắn thẻ từ đầu.
• Một người phụ trách dọn dẹp siêu dữ liệu.

Một điều đáng nhớ

Kiểm siêu dữ liệu ngay lúc thêm tài liệu vào, đừng để tới lúc nộp bài.

Phần mềm nhập tự động sai thường xuyên, đặc biệt với tên tiếng Việt và với tạp chí trong nước. Sửa từng mục lúc thêm vào tốn mười giây mỗi bài; sửa một trăm mục vào đêm trước hạn nộp là một buổi tối bạn sẽ nhớ rất lâu.

Câu hỏi thường gặp