Tổ chức thư viện: thư mục theo dự án là cái bẫy, thẻ theo chủ đề mới bền

Cách tổ chức phổ biến nhất là một thư mục cho mỗi dự án. Nó hợp lý lúc đang làm và trở thành cái bẫy sau đó.

Dự án kết thúc, thư mục bị đóng lại, và một bài rất hay bạn đọc năm ngoái nằm trong một thư mục mà bạn không nghĩ tới nữa.

Tổ chức theo chủ đề

• Một thư viện chung, gắn thẻ theo chủ đề và phương pháp.
• Một bài có thể mang nhiều thẻ — thư mục thì không.
• Dự án chỉ là một thẻ nữa, không phải cấu trúc chính.
• Chủ đề đi cùng bạn suốt sự nghiệp; dự án thì không.

Hệ thống thẻ dùng được

• Ít thẻ, dùng nhất quán, hơn nhiều thẻ dùng lung tung.
• Tách nhóm thẻ: chủ đề, phương pháp, loại tài liệu.
• Thêm thẻ trạng thái: đã đọc kỹ, cần đọc lại, đã trích dẫn.
• Rà lại hệ thống thẻ mỗi năm, gộp các thẻ trùng nghĩa.

Đặt tên tệp

• Nếu phần mềm tự quản lý tệp thì để nó làm.
• Nếu tự đặt: năm, tác giả đầu, từ khoá ngắn.
• Không dấu, không khoảng trắng.
• Nhất quán quan trọng hơn quy ước cụ thể nào.

Dọn dẹp định kỳ

• Xoá bản trùng — chúng tích tụ rất nhanh.
• Sửa siêu dữ liệu sai khi gặp.
• Nửa giờ mỗi quý giữ thư viện dùng được.

Chia sẻ trong nhóm

• Một thư viện chung cho nhóm, ngoài thư viện riêng của mỗi người.
• Thống nhất quy ước thẻ từ đầu.
• Một người phụ trách dọn dẹp.

Một điều đáng nhớ

Gắn thẻ theo chủ đề, không theo dự án.

Bài bạn đọc cho luận án vẫn liên quan tới đề tài bạn làm mười năm sau — nhưng chỉ khi nó được gắn theo cái nó nói về, chứ không theo cái bạn đang làm lúc đọc nó.

Câu hỏi thường gặp