Kế hoạch quản lý dữ liệu: viết nghiêm túc thì nó cứu bạn, viết cho có thì nó chỉ là biểu mẫu

Nhiều chương trình tài trợ yêu cầu kế hoạch quản lý dữ liệu. Phần lớn được viết trong một giờ để nộp cho xong, và không ai đọc lại nó trong suốt dự án.

Viết nghiêm túc, nó buộc bạn trả lời trước những câu hỏi mà nếu không sẽ trở thành vấn đề vào tháng thứ mười tám.

Các câu nó buộc bạn trả lời

• Dữ liệu gì, định dạng nào, bao nhiêu.
• Lưu ở đâu trong lúc làm, sao lưu thế nào.
• Ai được truy cập.
• Ai chịu trách nhiệm.
• Sau khi dự án kết thúc thì dữ liệu đi đâu.

Câu cuối là câu quan trọng nhất

• Dự án kết thúc, người giữ dữ liệu chuyển việc.
• Nếu không quyết trước, dữ liệu nằm trên máy cá nhân của một người đã đi.
• Quyết định nơi lưu dài hạn ngay từ đầu.

Phần hay bị viết cho có

• Nói sẽ chia sẻ mà không nói ở đâu và khi nào.
• Nói sẽ sao lưu mà không nói mấy bản, ở đâu.
• Không nói ai chịu trách nhiệm cụ thể.
• Không tính chi phí lưu trữ dài hạn.

Với dữ liệu cá nhân

• Nêu rõ căn cứ pháp lý và sự đồng ý.
• Nêu cách ẩn danh hoá.
• Nêu ai được truy cập dữ liệu chưa ẩn danh.
• Nêu khi nào xoá dữ liệu định danh.

Cập nhật trong quá trình

• Kế hoạch viết ở đề xuất sẽ khác thực tế.
• Cập nhật khi có thay đổi lớn.
• Nó là tài liệu sống, không phải một lần nộp.

Một điều đáng nhớ

Câu quan trọng nhất là: sau khi dự án kết thúc, dữ liệu nằm ở đâu và ai giữ.

Không trả lời câu đó từ đầu thì câu trả lời mặc định sẽ là: trên máy tính cá nhân của một người đã chuyển việc, và không ai còn liên lạc được.

Câu hỏi thường gặp