Một thư viện tài liệu sau hai năm làm luận án thường trông như một nhà kho: bản ghi nhập từ ba cơ sở dữ liệu khác nhau, bản kéo từ trang tạp chí, bản tự gõ tay cho sách tiếng Việt, bản do đồng nghiệp chia sẻ. Cùng một bài xuất hiện hai ba lần, một bản có DOI, một bản không, một bản tên tác giả viết đầy đủ, một bản chỉ có chữ cái đầu. Lúc chèn trích dẫn, bạn chọn đại một bản, và danh mục tham khảo cuối cùng mang đủ loại lỗi mà bạn không nhìn thấy cho đến khi phản biện chỉ ra.
Phần mềm quản lý tài liệu chỉ xuất ra đúng những gì nằm trong bản ghi. Danh mục tham khảo sạch bắt đầu từ thư viện sạch, và dọn thư viện là việc có thể làm theo một thứ tự cố định.
Vì sao bản ghi bẩn sinh ra
Mỗi nguồn xuất siêu dữ liệu theo cách của mình:
- Cơ sở dữ liệu thường cho bản ghi khá đầy đủ, nhưng cách viết tên tạp chí, cách ghi số trang, loại tài liệu mỗi nơi một kiểu.
- Nút lưu trên trình duyệt đọc thông tin từ trang web; nếu trang đó gắn siêu dữ liệu kém, bản ghi sẽ thiếu tác giả, sai năm, hoặc bị xếp nhầm vào loại trang web.
- Nhập từ tệp PDF dựa vào việc phần mềm đọc ra DOI hoặc tiêu đề trong tệp; với bản thảo được chấp nhận hay bản quét, kết quả thường rất sơ sài.
- Gõ tay cho sách, luận án, báo cáo tiếng Việt: lỗi đánh máy và thiếu trường là chuyện bình thường.
Khi cùng một bài được nhập từ hai nguồn, bạn có hai bản ghi khác nhau một chút, và phần mềm không phải lúc nào cũng nhận ra chúng là một.
Thứ tự dọn: từ việc máy làm được đến việc phải nhìn
- Sao lưu trước. Xuất toàn bộ thư viện ra một tệp định dạng trao đổi (RIS, BibTeX hoặc định dạng riêng của phần mềm) trước khi gộp hay xoá bất cứ thứ gì.
- Bổ sung định danh. Bản ghi nào thiếu DOI mà bài có DOI thì bổ sung trước, vì DOI là căn cứ chắc nhất để tìm trùng và để làm mới siêu dữ liệu.
- Tìm và gộp trùng. Dùng chức năng tìm trùng của phần mềm, xem từng cặp trước khi gộp.
- Sửa tên tác giả. Thống nhất cách nhập tên, đặc biệt là tên người Việt.
- Sửa loại tài liệu và các trường còn thiếu.
- Chuẩn hoá tiêu đề và tên tạp chí theo cách viết mà kiểu trích dẫn của bạn cần.
Làm theo thứ tự này vì mỗi bước giúp bước sau chính xác hơn. Bổ sung DOI trước khiến tìm trùng bắt được nhiều cặp hơn; gộp trùng trước khiến bạn chỉ phải sửa tên tác giả một lần thay vì hai.
Bổ sung DOI và làm mới siêu dữ liệu
Lọc những bản ghi loại bài báo mà trường DOI trống. Với mỗi bản ghi, tra tiêu đề trên Crossref hoặc trên trang tạp chí. Khi có DOI, cách nhanh nhất thường là nhập lại bài bằng DOI để phần mềm lấy siêu dữ liệu từ nguồn đăng ký chính thức, rồi gộp bản mới với bản cũ để giữ ghi chú và tệp đính kèm.
Một số phần mềm có chức năng tự tra và cập nhật siêu dữ liệu cho bản ghi đã chọn. Tiện, nhưng hãy chạy thử trên vài bản ghi và xem lại kết quả trước khi chạy cho cả thư viện: nếu bản ghi gốc có tiêu đề hơi lệch, chức năng tự cập nhật có thể kéo về siêu dữ liệu của một bài khác.
Tài liệu không có DOI (sách cũ, luận án trong nước, báo cáo của cơ quan, tài liệu hội thảo không xuất bản) thì phải tự điền. Xác định ngay các trường mà kiểu trích dẫn của bạn bắt buộc cho từng loại tài liệu, rồi điền đủ những trường đó, không cần điền mọi ô.
Tìm trùng: tin phần mềm vừa phải
Chức năng tìm trùng thường so tiêu đề, năm, tác giả và DOI. Hai kiểu lỗi cần biết:
- Bỏ sót: hai bản ghi của cùng một bài nhưng tiêu đề khác nhau một dấu câu, một chữ viết hoa, hoặc năm lệch nhau vì một bản lấy năm đăng trực tuyến và một bản lấy năm của số in. Nhiều khi bản thảo trước và bản xuất bản cũng có tiêu đề khác nhau một chút.
- Gộp nhầm: hai bài khác nhau có tiêu đề rất giống nhau, chẳng hạn hai phần của một nghiên cứu, bài gốc và bài đính chính, hoặc bài hội nghị và bản mở rộng đăng tạp chí.
Cách kiểm tra bổ sung đơn giản: sắp thư viện theo tiêu đề, cuộn qua một lượt. Các bản trùng mà phần mềm bỏ sót thường nằm sát nhau. Với thư viện vài nghìn bản ghi, lượt cuộn này mất chừng nửa giờ và luôn bắt được thêm vài cặp.
Khi gộp, chọn bản ghi đầy đủ nhất làm bản chính. Dùng chức năng gộp thay vì xoá để giữ thẻ, ghi chú và tệp đính kèm của cả hai.
Tên tác giả: chỗ lỗi nhiều nhất với tài liệu tiếng Việt
Phần mềm quản lý tài liệu được thiết kế theo quy ước tên phương Tây: họ ở cuối, tên ở đầu. Khi nhập tên người Việt, các lỗi hay gặp:
- Cả họ tên bị đưa vào một trường, phần mềm tự tách sai: “Nguyễn Văn An” thành họ “An”, tên “Nguyễn Văn”.
- Cùng một tác giả, nơi viết có dấu, nơi không dấu, nơi viết tắt tên đệm.
- Bài tiếng Anh của tác giả Việt có khi ghi họ trước, có khi ghi họ sau tuỳ tạp chí, và cơ sở dữ liệu ghi lại đúng như vậy.
Quy tắc nhập nhất quán: họ vào trường họ, tên đệm và tên vào trường tên, giữ nguyên dấu với tài liệu tiếng Việt. Với bài tiếng Anh, giữ cách ghi trên bài đã xuất bản, nhưng kiểm tra xem họ có đúng là nằm ở trường họ không. Sau khi sửa, sắp thư viện theo tác giả để xem các biến thể của cùng một người có nằm cạnh nhau không.
Loại tài liệu, tiêu đề và tên tạp chí
Loại tài liệu quyết định phần mềm xuất trích dẫn theo mẫu nào. Một bài báo bị xếp vào loại trang web sẽ ra trích dẫn có ngày truy cập và đường dẫn thay vì tên tạp chí và số tập. Lọc theo từng loại tài liệu và lướt qua: bài báo nằm trong nhóm trang web, luận án nằm trong nhóm sách, chương sách nằm trong nhóm bài báo.
Về tiêu đề, nhiều kiểu trích dẫn yêu cầu viết hoa theo kiểu câu (chỉ viết hoa chữ đầu và tên riêng), trong khi cơ sở dữ liệu thường xuất theo kiểu tiêu đề (viết hoa mọi từ chính). Một số phần mềm tự chuyển được, nhưng chúng không biết đâu là tên riêng hay từ viết tắt, nên cần bảo vệ các từ đó (tuỳ phần mềm, bằng cách đặt trong ngoặc nhọn hoặc đánh dấu riêng).
Tên tạp chí cũng cần thống nhất: cùng một tạp chí xuất hiện ba cách viết sẽ ra ba cách trình bày trong danh mục. Nếu kiểu trích dẫn dùng tên viết tắt, kiểm tra trường tên viết tắt đã được điền chưa.
Tệp đính kèm và ghi chú: phần không được xuất nhưng mất là tiếc nhất
Dọn siêu dữ liệu thường được ưu tiên vì nó hiện ra trong danh mục tham khảo. Nhưng khi gộp và xoá, thứ dễ mất nhất lại là phần bạn đã đầu tư công sức: tệp PDF có tô đậm, ghi chú khi đọc, thẻ phân loại. Vài lưu ý:
- Trước khi gộp, xem bản nào có tệp đính kèm và ghi chú. Nếu phần mềm không gộp tệp tự động, chuyển chúng sang bản giữ lại bằng tay.
- Bản ghi có hai tệp đính kèm khác nhau (bản thảo trước và bản xuất bản chẳng hạn) thì giữ cả hai, đặt tên tệp ghi rõ phiên bản.
- Bản ghi không có tệp mà bạn chắc đã đọc thì thêm một dòng ghi chú về nơi bạn đọc nó, để khỏi phải tìm lại.
- Tệp đính kèm mất liên kết (phần mềm báo không tìm thấy tệp) thường do đổi máy hoặc đổi thư mục đồng bộ. Xử lý loạt này một lần, trước khi chúng tích lại thành hàng trăm.
Kiểm tra cuối cùng bằng một danh mục thử
Sau khi dọn, tạo một tài liệu trống, chèn trích dẫn của toàn bộ một bộ sưu tập (hoặc xuất danh mục tham khảo trực tiếp từ phần mềm) theo đúng kiểu trích dẫn bạn sẽ dùng. Đọc lướt danh mục này như phản biện đọc: chỗ nào thiếu số trang, thiếu tên tạp chí, tên tác giả ngược, tiêu đề viết hoa lung tung, có hai mục giống nhau. Mỗi lỗi nhìn thấy ở đây quay về sửa một bản ghi. Danh mục thử là cách nhanh nhất để thấy thư viện từ góc nhìn của người đọc cuối cùng.
Giữ thư viện sạch từ đây về sau
Dọn một lần mất cả buổi; giữ sạch chỉ mất vài phút mỗi đợt nhập. Một vài thói quen:
- Ưu tiên nhập bằng DOI hoặc từ cơ sở dữ liệu, hạn chế nhập từ trang web chung chung.
- Sau mỗi đợt nhập lớn, chạy tìm trùng ngay khi còn nhớ mình vừa nhập gì.
- Gắn một thẻ tạm cho bản ghi mới nhập, gỡ thẻ khi đã kiểm tra xong. Lọc theo thẻ đó là thấy ngay những gì chưa được xem.
- Trước khi chèn trích dẫn của một bài vào bản thảo, liếc qua bản ghi một lần. Mười giây lúc này rẻ hơn rất nhiều so với tìm lỗi trong danh mục một trăm mục lúc sắp nộp.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm có tự loại bản ghi trùng được không?
Có, phần lớn phần mềm quản lý tài liệu có chức năng tìm trùng. Nhưng chúng dựa vào tiêu đề, năm, DOI nên bỏ sót các bản ghi lệch nhau một chút và đôi khi gộp nhầm bài khác nhau, nên vẫn cần xem lại bằng mắt.
Nên gộp bản ghi trùng hay xoá một bản?
Nên dùng chức năng gộp nếu phần mềm có, vì nó giữ lại tệp đính kèm, ghi chú và thẻ của cả hai bản. Xoá thẳng dễ làm mất ghi chú đã viết ở bản bị xoá.
Làm sao bổ sung DOI cho bản ghi thiếu?
Tra tiêu đề trên Crossref hoặc trang tạp chí để lấy DOI, rồi nhập lại bản ghi bằng DOI để phần mềm tự điền siêu dữ liệu đầy đủ. Tài liệu không có DOI như sách cũ, luận án trong nước thì phải tự điền các trường cần thiết.
Tên tác giả người Việt nên nhập thế nào trong phần mềm?
Họ đặt vào trường họ, tên đệm và tên vào trường tên, giữ nguyên dấu. Nhập nhất quán ngay từ đầu giúp phần mềm nhận ra cùng một tác giả và xuất đúng theo kiểu trích dẫn.
Có nên dọn thư viện ngay sau mỗi lần nhập không?
Nên dọn nhẹ ngay sau mỗi đợt nhập lớn, còn dọn kỹ trước khi bắt đầu viết và trước khi nộp. Dọn dồn một lần với hàng nghìn bản ghi tốn nhiều thời gian và dễ bỏ sót hơn.
