Nguyên tắc chọn việc để tự động hoá
Ba tiêu chí: việc lặp lại, có quy tắc rõ ràng, và bạn sẽ làm lại nó. Thiếu tiêu chí thứ ba thì tự động hoá tốn công hơn làm tay.
Ngược lại, những việc đòi hỏi phán đoán chuyên môn — đánh giá một bài có liên quan không, quyết định đưa vào hay loại ra — thì không tự động hoá được, và không nên cố.
Những việc đáng tự động hoá
Cảnh báo tài liệu mới
Hầu hết cơ sở dữ liệu cho phép lưu một chuỗi tìm kiếm và gửi thông báo khi có bài mới khớp. Đây là việc đơn giản nhất, không cần kỹ năng gì, và ít người dùng.
Nên lập ba loại cảnh báo: theo chuỗi tìm kiếm chính của bạn, theo tác giả bạn theo dõi, và theo trích dẫn của những bài cốt lõi trong hướng của bạn.
Nhập và làm sạch dữ liệu thư mục
Phần mềm quản lý tài liệu tham khảo nhập tự động từ trình duyệt hoặc từ tệp kết quả tìm kiếm, gộp bản trùng, và sinh danh mục theo chuẩn. Đây là mức tự động hoá cơ bản mà ai cũng nên dùng.
Sàng lọc bản trùng khi tra nhiều nguồn
Tra bốn cơ sở dữ liệu thì phần lớn kết quả trùng nhau. Xuất tất cả vào phần mềm quản lý tài liệu và dùng chức năng gộp bản trùng — tiết kiệm hàng giờ so với đối chiếu tay.
Xử lý dữ liệu bằng mã lệnh
Đây là thứ có tác động lớn nhất. Ghi mọi bước xử lý bằng mã lệnh thay vì thao tác tay trên bảng tính. Lợi ích:
- Chạy lại được khi dữ liệu cập nhật hoặc khi người bình duyệt yêu cầu điều chỉnh.
- Kiểm chứng được — người khác chạy lại ra cùng kết quả.
- Không mắc lỗi sao chép thủ công, loại lỗi khó phát hiện nhất.
Sinh lại bảng và hình
Nếu bảng và hình được sinh từ mã lệnh, một thay đổi trong dữ liệu tự động cập nhật toàn bộ. Nếu làm tay, bạn phải nhớ sửa từng chỗ — và sẽ quên một chỗ.
Những việc không nên tự động hoá
- Quyết định một bài có liên quan không. Phải đọc.
- Trích xuất kết luận từ bài. Bản tóm tắt tự động bỏ mất điều kiện và giới hạn — đúng những thứ quan trọng nhất.
- Viết phần bàn luận.
- Tạo danh mục tài liệu tham khảo mà không kiểm. Dữ liệu nhập tự động thường sai ở tên tạp chí, số trang, hoặc tên tác giả có dấu.
Về công cụ hỗ trợ đọc và tóm tắt
Có thể dùng để sàng lọc bước đầu, nhưng phải đọc bản gốc trước khi trích dẫn. Hai rủi ro cụ thể: bản tóm tắt lược mất điều kiện làm kết luận sai lệch, và công cụ có thể tạo ra tài liệu tham khảo không tồn tại.
Ngoài ra, đừng đưa tài liệu bảo mật — bản thảo bạn được mời bình duyệt, dữ liệu chưa công bố — vào các công cụ trực tuyến mà bạn không kiểm soát được dữ liệu.
Chính sách của tạp chí và cơ sở đào tạo về việc sử dụng các công cụ này đang được bổ sung và khác nhau — hãy đọc quy định cụ thể.
Bắt đầu từ đâu nếu bạn không biết lập trình
- Lập cảnh báo tài liệu mới ở hai cơ sở dữ liệu chính. Mất mười lăm phút.
- Cài phần mềm quản lý tài liệu tham khảo và dùng nó cho mọi tài liệu mới từ nay.
- Học một công cụ phân tích có ghi lại được các bước. Bắt đầu từ việc làm sạch dữ liệu, không cần học cả ngôn ngữ.
- Đặt quy tắc đặt tên tệp và cấu trúc thư mục, và giữ đúng.
Bốn bước này không đòi hỏi kỹ năng lập trình và đã giải quyết phần lớn công việc lặp lại.
Lưu ý: chính sách của từng nhà xuất bản, từng cơ sở dữ liệu và từng cơ sở đào tạo khác nhau và thay đổi theo thời gian. Hãy đối chiếu quy định hiện hành và hỏi thư viện hoặc bộ phận có thẩm quyền khi cần.
