Nhóm tổng quan sàng lọc xong, còn tám mươi bài đạt tiêu chí. Một người dựng nhanh bảng tính với hai mươi cột, chia bài cho ba người, mỗi người trích hai mươi mấy bài trong hai tuần. Đến khi gộp lại thì mới thấy: cột “cỡ mẫu” người ghi số tuyển vào, người ghi số phân tích cuối cùng; cột “thời gian theo dõi” người ghi tháng, người ghi tuần, người ghi “dài hạn”; cột “kết quả chính” là những đoạn chép nguyên văn dài nửa trang mà không ai tổng hợp được. Phải trích lại phần lớn.
Trích xuất dữ liệu là bước tốn công nhất của một tổng quan, và phần lớn công sức bị lãng phí vì biểu mẫu được thiết kế vội. Bài này đi qua cách dựng một biểu mẫu, chạy thử, và tổ chức việc trích để dữ liệu cuối cùng dùng được ngay cho tổng hợp.
Bắt đầu từ bảng kết quả bạn muốn có
Đừng bắt đầu từ danh sách những gì có trong bài báo. Bắt đầu từ cuối: bảng đặc điểm nghiên cứu, bảng kết quả, bảng đánh giá chất lượng mà bạn sẽ đưa vào bài tổng quan. Vẽ nháp những bảng đó, rồi hỏi: để điền được các ô này, tôi cần trích những gì?
Cách làm này loại bỏ hai lỗi phổ biến: trích quá nhiều thứ không bao giờ dùng, và quên trích thứ cần cho phân tích nhóm con hay phân tích độ nhạy. Nếu đề cương đã nêu sẽ so sánh kết quả theo vùng, theo nhóm tuổi, theo thiết kế nghiên cứu, thì ba thứ đó phải có trường riêng, được định nghĩa rõ.
Các nhóm trường thường có
- Định danh: mã nghiên cứu nội bộ, tác giả đầu, năm, các bài báo khác của cùng nghiên cứu (một nghiên cứu có thể có nhiều bài).
- Phương pháp: thiết kế, bối cảnh, thời gian thu thập, cách chọn mẫu.
- Đối tượng: tiêu chí chọn, cỡ mẫu (tuyển vào, phân tích), đặc điểm nền chính.
- Can thiệp hoặc phơi nhiễm và so sánh: mô tả đủ để người khác hiểu và so được.
- Kết cục: định nghĩa, công cụ đo, thời điểm đo.
- Kết quả: số liệu ở dạng dùng được cho tổng hợp (số sự kiện và tổng số mỗi nhóm, trung bình và độ lệch chuẩn, ước lượng hiệu ứng kèm khoảng tin cậy).
- Chất lượng hoặc nguy cơ sai lệch: theo công cụ đã chọn trong đề cương.
- Ghi chú: mọi điều bất thường, chỗ thiếu, chỗ mâu thuẫn trong bài.
Định nghĩa từng ô, không chỉ đặt tên cột
Tên cột “cỡ mẫu” là chưa đủ. Mỗi trường cần một dòng hướng dẫn trả lời ba câu hỏi: ghi cái gì, ghi dưới dạng nào, khi bài không ghi thì làm gì. Ví dụ:
| Trường | Hướng dẫn |
|---|---|
| Cỡ mẫu tuyển vào | Số người được phân nhóm hoặc đưa vào nghiên cứu, số nguyên. Nếu chỉ có số phân tích, ghi “không báo cáo” và điền số phân tích ở trường bên cạnh |
| Thời gian theo dõi | Tính bằng tháng, số thập phân. Nếu bài ghi theo tuần, chia cho 4,3 và ghi chú cách quy đổi. Nhiều mốc thì ghi mốc dài nhất, các mốc khác vào ghi chú |
| Bối cảnh | Chọn một: bệnh viện, cộng đồng, trường học, khác (ghi rõ) |
| Kết quả chính | Chỉ số, không chép đoạn văn. Ghi trang hoặc bảng nguồn |
Với trường phân loại, dùng danh sách lựa chọn cố định (danh sách thả xuống trong bảng tính hoặc lựa chọn trong phần mềm) thay vì cho gõ tự do. Gõ tự do sinh ra mười cách viết của cùng một giá trị, và người tổng hợp phải dọn lại hết.
Luôn có một trường ghi nguồn: số trang, số bảng, hoặc phụ lục. Khi hai người trích ra hai con số khác nhau, nguồn giúp giải quyết trong một phút thay vì cả hai phải đọc lại cả bài.
Chạy thử: năm bài, hai người, một buổi họp
- Chọn năm bài khác nhau nhiều nhất: thiết kế khác nhau, cách báo cáo khác nhau, một bài báo cáo rất đầy đủ, một bài báo cáo sơ sài.
- Hai người trích độc lập cả năm bài bằng biểu mẫu nháp.
- So từng ô. Mỗi chỗ khác nhau là một câu hỏi: do định nghĩa mơ hồ, do thiếu lựa chọn, hay do một người đọc nhầm?
- Họp ngắn, sửa biểu mẫu: thêm lựa chọn, viết lại hướng dẫn, bỏ trường không dùng được, thêm trường còn thiếu.
- Nếu sửa nhiều, chạy thử thêm vài bài nữa với biểu mẫu mới.
Buổi chạy thử thường phát hiện những điều không ai dự đoán được: một kết cục mà một nửa số bài đo bằng thang khác; một nhóm bài báo cáo trung vị thay vì trung bình; một số bài thực chất là cùng một nghiên cứu báo cáo ở hai thời điểm. Phát hiện những điều này sau năm bài là may; phát hiện sau tám mươi bài là phải làm lại.
Hai người trích độc lập, hay một người trích một người kiểm
Trích xuất có sai sót, kể cả với người cẩn thận: chép nhầm số giữa hai nhóm, lấy số của phân tích nhóm con thay vì toàn bộ mẫu, đọc nhầm đơn vị. Cách làm được khuyến nghị cho tổng quan có hệ thống là hai người trích độc lập ít nhất các dữ liệu kết quả và đánh giá nguy cơ sai lệch, sau đó đối chiếu và giải quyết khác biệt, có người thứ ba khi cần.
Khi nguồn lực không đủ, một phương án hay dùng là một người trích toàn bộ, người thứ hai kiểm tra lại mọi ô so với bài gốc. Cách này nhanh hơn nhưng người kiểm có xu hướng đồng ý với những gì đã được ghi; nên ưu tiên kiểm độc lập cho các trường số liệu kết quả. Dù chọn cách nào, ghi rõ trong phần phương pháp.
Ghi lại các khác biệt và cách giải quyết. Nếu một loại khác biệt lặp đi lặp lại, đó là dấu hiệu hướng dẫn của trường đó cần viết lại, ngay cả khi đã qua giai đoạn chạy thử.
Khi bài báo không ghi điều bạn cần
Đây là tình huống thường xuyên nhất. Ba nguyên tắc:
- Phân biệt “không báo cáo” với “không có” và “không áp dụng”. Ô trống không cho biết điều gì. Một bài không báo cáo tỷ lệ bỏ cuộc khác hẳn một bài báo cáo không có ai bỏ cuộc.
- Không tự suy ra mà không ghi chú. Có những phép tính hợp lệ (tính độ lệch chuẩn từ khoảng tin cậy, đọc số từ biểu đồ), nhưng phải ghi rõ ô nào là số tính ra, tính bằng cách nào.
- Hỏi tác giả khi thông tin quan trọng, đặc biệt là số liệu kết quả cần cho tổng hợp. Gửi thư ngắn, nêu chính xác bạn cần gì, cho một thời hạn trả lời. Ghi lại ngày gửi, có trả lời hay không, và thông tin nhận được.
Một nghiên cứu, nhiều bài báo
Đơn vị của tổng quan là nghiên cứu, không phải bài báo. Một thử nghiệm lớn có thể có bài đề cương, bài kết quả chính, bài kết quả dài hạn, bài phân tích nhóm con, và một bài hội nghị công bố sớm. Nếu mỗi bài được trích như một nghiên cứu riêng, cùng một nhóm người sẽ bị đếm nhiều lần trong tổng hợp.
Biểu mẫu nên có trường mã nghiên cứu tách khỏi mã bài báo, và quy tắc chọn bài chính cho mỗi nghiên cứu (thường là bài báo cáo kết quả đầy đủ nhất cho kết cục chính). Các bài phụ được dùng để bổ sung thông tin còn thiếu, ghi rõ ô nào lấy từ bài nào. Dấu hiệu nhận ra các bài cùng nghiên cứu: cùng mã đăng ký thử nghiệm, cùng địa bàn và thời gian thu thập, cỡ mẫu trùng hoặc gần trùng, nhóm tác giả chồng lên nhau.
Bảng tính hay phần mềm chuyên dụng
Bảng tính là lựa chọn phổ biến và đủ dùng cho tổng quan vài chục bài, nếu được dựng chặt: mỗi dòng một nghiên cứu (hoặc một kết cục của một nghiên cứu), mỗi cột một trường đã định nghĩa, danh sách thả xuống cho trường phân loại, xác thực dữ liệu cho trường số, một trang tính riêng chứa hướng dẫn. Khoá hàng tiêu đề và không cho chèn cột tuỳ tiện.
Phần mềm chuyên dụng cho tổng quan có lợi thế khi nhiều người cùng làm: mỗi người trích trong biểu mẫu riêng, phần mềm tự so hai bản và chỉ ra chỗ khác nhau, lưu lại ai đã sửa gì. Với tổng quan lớn hoặc nhóm phân tán nhiều nơi, lợi ích này lớn hơn chi phí học cách dùng.
Giữ phiên bản và nhật ký thay đổi
Biểu mẫu sẽ thay đổi sau chạy thử, và đôi khi thay đổi cả giữa chừng. Mỗi lần thay đổi, lưu phiên bản mới với ngày và mô tả thay đổi. Những bài đã trích bằng phiên bản cũ cần được rà lại cho các trường bị ảnh hưởng. Nhật ký này cũng là căn cứ để trả lời khi phản biện hỏi về những sai khác so với đề cương.
Bảng dữ liệu trích xuất cuối cùng, sau khi đã làm sạch, là một sản phẩm có giá trị riêng. Nhiều tạp chí khuyến khích hoặc yêu cầu đăng kèm làm tài liệu bổ sung. Thiết kế biểu mẫu chặt ngay từ đầu khiến việc này gần như không tốn thêm công.
Câu hỏi thường gặp
Biểu mẫu trích xuất nên có bao nhiêu trường?
Đủ để trả lời câu hỏi tổng quan và đánh giá chất lượng, không hơn. Mỗi trường thêm vào nhân với số bài là thời gian, nên trường nào không dùng trong phân tích hay mô tả thì bỏ.
Vì sao phải chạy thử biểu mẫu?
Vì chỉ khi áp vào bài thật mới thấy trường nào mơ hồ, trường nào thiếu lựa chọn, trường nào bài báo không bao giờ ghi. Sửa sau năm bài rẻ hơn rất nhiều so với sửa sau năm mươi bài.
Có bắt buộc hai người trích độc lập không?
Với tổng quan có hệ thống, đây là cách làm được khuyến nghị cho ít nhất các dữ liệu chính như kết quả và đánh giá nguy cơ sai lệch. Nếu nguồn lực hạn chế, một người trích và người thứ hai kiểm tra toàn bộ là phương án thay thế thường được chấp nhận.
Bài báo không ghi thông tin cần trích thì làm sao?
Ghi rõ là không báo cáo, không để trống và không tự suy ra. Nếu thông tin quan trọng, có thể gửi thư hỏi tác giả liên hệ và ghi lại kết quả hỏi.
Nên dùng bảng tính hay phần mềm chuyên dụng?
Bảng tính đủ dùng cho tổng quan nhỏ nếu được thiết kế chặt, có danh sách thả xuống và quy tắc nhập. Phần mềm chuyên dụng tiện hơn khi nhiều người cùng trích và cần so sánh, đối chiếu tự động.
