Bạn tìm được một bài báo trên kho lưu trữ của trường, đọc kỹ, trích một con số vào bản thảo của mình. Vài tháng sau, phản biện chỉ ra con số đó không khớp với bài đã xuất bản. Bạn không sai khi đọc; bạn chỉ đang đọc một phiên bản khác. Một bài báo, trên đường từ máy tính tác giả đến số tạp chí, thường để lại ít nhất ba phiên bản, và cả ba có thể cùng tồn tại trên mạng.
Hiểu rõ ba phiên bản này là kỹ năng nền của truy cập mở: nó quyết định bạn đọc được gì miễn phí, trích dẫn thế nào cho chính xác, và bạn được phép đăng gì khi là tác giả.
Ba phiên bản và cách gọi của chúng
| Phiên bản | Đã qua phản biện? | Ai dàn trang | Thường thấy ở đâu |
|---|---|---|---|
| Bản thảo trước phản biện (preprint) | Chưa | Tác giả | Máy chủ bản thảo, trang cá nhân, kho của trường |
| Bản thảo được chấp nhận (accepted manuscript) | Đã qua, đã sửa theo phản biện | Tác giả | Kho của trường, kho theo ngành, trang tác giả |
| Bản xuất bản chính thức (version of record) | Đã qua | Nhà xuất bản | Trang tạp chí; kho mở nếu bài là truy cập mở |
Ngoài ba bản này, đôi khi còn có bản đăng trực tuyến trước khi vào số, thường đã được dàn trang nhưng chưa có số tập và số trang cuối cùng, và các bản đính chính hoặc bản cập nhật sau khi xuất bản.
Bản thảo trước phản biện: nhanh, mở, nhưng chưa chắc
Bản thảo trước là bản tác giả gửi lên máy chủ bản thảo trước hoặc cùng lúc nộp tạp chí. Ở một số ngành như vật lý, toán, khoa học máy tính, đăng bản thảo trước là thói quen lâu đời; ở y sinh và khoa học xã hội, nó phổ biến dần trong những năm gần đây.
Giá trị của nó là tốc độ: kết quả đến với cộng đồng sớm hơn nhiều tháng. Rủi ro là chưa ai kiểm tra. Những gì có thể thay đổi sau phản biện:
- Phân tích được làm lại theo yêu cầu, con số chính thay đổi.
- Kết luận bị thu hẹp, phần suy rộng bị cắt bỏ.
- Dữ liệu được bổ sung hoặc một phần bị loại vì lỗi.
- Bài không bao giờ được xuất bản ở tạp chí nào.
Khi đọc một bản thảo trước, việc đầu tiên là kiểm tra xem nó đã có phiên bản xuất bản chưa. Nhiều máy chủ bản thảo tự gắn liên kết sang bài chính thức khi tác giả cập nhật; nếu không có, tìm tiêu đề trong cơ sở dữ liệu hoặc qua DOI. Nếu chưa có, đọc nó như một báo cáo sơ bộ: hữu ích để biết hướng đi của lĩnh vực, cần thận trọng khi dùng con số.
Bản thảo được chấp nhận: nội dung gần như cuối cùng
Đây là bản tác giả nộp lần cuối sau khi đã sửa theo mọi yêu cầu của phản biện và biên tập, được tạp chí chấp nhận đăng. Về mặt khoa học, nó gần như trùng với bản xuất bản. Khác biệt thường nằm ở:
- Dàn trang, phông chữ, vị trí bảng và hình.
- Biên tập câu chữ của nhà xuất bản: chính tả, cách viết đơn vị, định dạng tài liệu tham khảo.
- Các sửa nhỏ ở bước đọc bản in thử, đôi khi gồm cả một con số đánh máy sai.
- Số trang và số tập, nên không dùng được bản này để trích số trang.
Với người đọc, bản thảo được chấp nhận là cách hợp pháp phổ biến nhất để đọc một bài sau tường phí. Với tác giả, đây thường là phiên bản quan trọng nhất cần giữ lại, vì đó là bản bạn có nhiều quyền nhất để tự lưu trữ.
Bản xuất bản chính thức: bản để trích dẫn
Bản xuất bản là bản cuối cùng, mang dàn trang và định danh chính thức của tạp chí. Khi trích dẫn, đây là bản bạn ghi trong danh mục tham khảo, kể cả khi thực tế bạn đọc bản thảo được chấp nhận. Lý do đơn giản: người đọc của bạn cần tìm được bài, và DOI cùng số trang chỉ thuộc về bản chính thức.
Có một lưu ý: nếu bạn trích nguyên văn một đoạn hoặc một con số cụ thể, hãy đối chiếu với bản chính thức nếu có thể. Phần lớn trường hợp không khác gì, nhưng khi khác, phản biện sẽ tra bản chính thức chứ không tra bản bạn có.
Nhận ra mình đang cầm bản nào
Những dấu hiệu nhìn thấy ngay:
- Bản xuất bản: logo tạp chí, tên tạp chí ở đầu trang, số tập, số trang, ngày nhận và ngày chấp nhận in ở trang đầu, định dạng hai cột hoặc định dạng riêng của nhà xuất bản.
- Bản được chấp nhận: trông như tệp văn bản thường, chữ một cột, giãn dòng rộng, bảng và hình thường dồn ở cuối. Kho lưu trữ hay thêm một trang bìa ghi rõ đây là bản được chấp nhận và dẫn tới bản chính thức.
- Bản thảo trước: có dấu của máy chủ bản thảo ở lề hoặc đầu trang, ghi chú chưa qua phản biện, thường có số phiên bản nếu tác giả đã cập nhật nhiều lần.
Khi lưu tệp vào thư viện tài liệu của mình, nên đặt tên hoặc gắn thẻ theo phiên bản. Một năm sau mở lại tệp, bạn sẽ không nhớ được nó là bản nào, và đó đúng là lúc bạn cần biết nhất.
Khi bạn là tác giả: được đăng bản nào ở đâu
Quyền tự lưu trữ phụ thuộc vào thoả thuận bạn ký với nhà xuất bản và chính sách của tạp chí. Mô hình thường gặp ở các tạp chí thu phí người đọc:
- Bản thảo trước: phần lớn cho phép đăng ở bất kỳ đâu, kể cả sau khi bài được chấp nhận. Một số tạp chí trong vài ngành vẫn hạn chế, cần kiểm tra trước khi nộp.
- Bản được chấp nhận: nhiều nơi cho phép đăng lên kho của trường hoặc kho theo ngành, đôi khi sau một thời gian cấm (thường tính bằng tháng), có thể kèm yêu cầu về giấy phép và lời dẫn tới bản chính thức.
- Bản xuất bản: thường không được đăng lại, trừ khi bài là truy cập mở với giấy phép cho phép.
Chính sách cụ thể của từng tạp chí có thể tra ở trang của tạp chí hoặc các cơ sở dữ liệu tổng hợp chính sách tự lưu trữ. Ngoài ra, một số bên tài trợ và cơ quan có quy định riêng buộc tác giả lưu bản được chấp nhận ở kho mở; quy định đó có thể ưu tiên hơn điều khoản thông thường của nhà xuất bản nếu đã được đưa vào thoả thuận từ đầu. Tuỳ từng trường hợp, cần đọc kỹ văn bản bạn ký.
Việc nên làm ngay từ bây giờ: với mỗi bài được chấp nhận, lưu lại tệp bản thảo cuối cùng đã nộp, cùng thư chấp nhận của tạp chí. Rất nhiều tác giả muốn tự lưu trữ sau này nhưng chỉ còn giữ bản xuất bản, thứ mà họ không được phép đăng.
Bản đính chính và bản cập nhật: phiên bản thứ tư hay bị quên
Sau khi xuất bản, một bài báo vẫn có thể thay đổi. Tạp chí đăng đính chính khi có lỗi ở bảng, hình, tên tác giả hay một con số; trong trường hợp nghiêm trọng, bài bị rút. Một số nền tảng xuất bản cho phép tác giả đăng phiên bản sửa đổi của chính bài đó, đánh số phiên bản rõ ràng.
Vấn đề là bản sao đã nằm rải rác trên mạng không tự cập nhật. Bản thảo được chấp nhận trên kho của trường, bản PDF ai đó tải về chia sẻ, bản trong thư viện tài liệu của bạn từ hai năm trước: tất cả đều mang nội dung cũ, không có dòng nào báo đã có đính chính. Việc kiểm tra phải do người đọc làm:
- Mở trang của bài trên trang tạp chí, xem có thông báo đính chính, bày tỏ quan ngại hay rút bài không.
- Với các bài bạn dựa vào nhiều, kiểm tra lại một lần trước khi nộp bản thảo của mình.
- Một số phần mềm quản lý tài liệu tham khảo có chức năng cảnh báo khi bài trong thư viện bị rút; bật nó lên nếu có.
Những tình huống thường gặp và cách xử lý
| Tình huống | Nên làm |
|---|---|
| Chỉ đọc được bản thảo được chấp nhận trên kho của trường | Đọc và dùng bình thường; trích bản xuất bản trong danh mục tham khảo; nếu trích nguyên văn, ghi chú số trang theo bản chính thức khi có thể |
| Bản thảo trước và bản xuất bản có kết quả khác nhau | Dùng bản xuất bản; nếu sự khác biệt quan trọng với lập luận của bạn, có thể nêu rõ |
| Bản thảo trước có nhiều phiên bản | Ghi rõ số phiên bản đã đọc trong trích dẫn |
| Bạn là tác giả, muốn chia sẻ bài cho đồng nghiệp | Gửi bản được chấp nhận hoặc liên kết tới bản mở hợp pháp, thay vì gửi tệp bản xuất bản |
Trích dẫn khi chỉ có bản thảo trước
Nếu bài bạn cần trích chỉ có bản thảo trước, trích nó được, nhưng ghi rõ: tên máy chủ bản thảo, định danh hoặc DOI của bản thảo, và chú thích chưa qua phản biện theo yêu cầu của kiểu trích dẫn mà bạn dùng. Ngay trước khi nộp bài, kiểm tra lại một lần xem bản thảo đó đã được xuất bản chính thức chưa. Thời gian từ lúc bạn viết đến lúc bạn nộp có khi đủ dài để một bản thảo trước trở thành bài báo, và trích bản cũ trong khi đã có bản mới là lỗi mà phản biện để ý ngay.
Câu hỏi thường gặp
Bản thảo được chấp nhận khác bản xuất bản chính thức ở đâu?
Nội dung khoa học thường giống nhau vì đã qua phản biện và sửa chữa. Khác biệt nằm ở phần biên tập của nhà xuất bản: dàn trang, chỉnh câu chữ, số trang, logo và đôi khi các sửa đổi nhỏ ở bước đọc bản in thử.
Có được trích dẫn bản thảo trước phản biện không?
Được, nếu ghi rõ đó là bản thảo chưa qua phản biện và kèm định danh của nó. Trước khi nộp bài, nên kiểm tra xem bản đó đã được xuất bản chính thức chưa để trích bản cuối.
Tác giả thường được đăng bản nào lên kho của trường?
Phần lớn nhà xuất bản cho phép đăng bản thảo trước phản biện, và nhiều nơi cho phép đăng bản được chấp nhận, đôi khi sau một thời gian chờ. Bản xuất bản chính thức thường chỉ được đăng khi bài là truy cập mở theo giấy phép cho phép.
Làm sao biết bản mình tải về là bản nào?
Bản xuất bản có dàn trang của tạp chí, số tập, số trang và logo. Bản được chấp nhận thường là tệp văn bản của tác giả, có thể ghi chú đã được chấp nhận. Bản thảo trước thường nằm trên máy chủ bản thảo và ghi rõ chưa qua phản biện.
Kết quả trong bản thảo trước có thể thay đổi không?
Có. Qua phản biện, phân tích có thể được làm lại, kết luận có thể bị thu hẹp, và đôi khi bài không bao giờ được xuất bản. Vì vậy cần kiểm tra phiên bản mới nhất trước khi dựa vào một con số trong bản thảo trước.
